Comprar un equipo de laboratorio es una decisión que puede afectar durante años la capacidad operativa, los costos y la calidad de los procesos de una institución. Por eso, elegir únicamente por precio, marca o disponibilidad inmediata puede convertirse en un error costoso.
La Organización Mundial de la Salud (OMS) recomienda considerar múltiples factores durante la selección y adquisición de equipos de laboratorio, entre ellos el volumen de trabajo, las condiciones de infraestructura, las capacidades del personal, el mantenimiento, la calibración, el soporte del proveedor, la seguridad y los costos asociados al equipo y sus servicios.
Si estás evaluando adquirir un equipo directamente desde Estados Unidos, estas son siete preguntas que conviene responder antes de solicitar una cotización o realizar una compra.
1. ¿Qué volumen de trabajo puede manejar el equipo?
El primer punto es determinar qué cantidad de trabajo tendrá que realizar el equipo.
No es lo mismo adquirir tecnología para un laboratorio que procesa pocas muestras al día que hacerlo para una operación con un volumen considerablemente mayor.
La OMS recomienda considerar el volumen de trabajo esperado, los tiempos de respuesta y la capacidad de procesamiento al seleccionar determinados equipos de laboratorio.
Antes de comprar, conviene preguntarse:
- ¿Cuántas muestras se procesarán?
- ¿Cuál es el volumen actual?
- ¿Se espera un crecimiento en los próximos años?
- ¿El equipo podrá responder a ese crecimiento?
Elegir una capacidad adecuada desde el principio puede evitar tener que reemplazar el equipo prematuramente porque dejó de responder a las necesidades del laboratorio.
2. ¿Qué infraestructura necesita para funcionar correctamente?
Un equipo puede ser técnicamente excelente y, aun así, no ser adecuado para un laboratorio si las instalaciones no están preparadas para recibirlo.
Dependiendo del equipo, pueden existir requerimientos relacionados con espacio, condiciones ambientales, energía eléctrica, instalación, ventilación u otros aspectos técnicos.
La OMS incluye las condiciones de infraestructura y ambientales entre los criterios que deben evaluarse antes de adquirir equipos de laboratorio.
Por eso, antes de comprar es importante conocer los requerimientos específicos del fabricante y verificar que el laboratorio pueda cumplirlos.
3. ¿Qué mantenimiento y calibración necesitará?
Comprar el equipo es solo el comienzo.
Todo laboratorio debe considerar cómo se mantendrá y verificará su funcionamiento durante su vida útil.
La OMS recomienda establecer métodos y frecuencias de mantenimiento y calibración para cada equipo, además de determinar si estas tareas pueden realizarse internamente o requieren personal especializado.
Antes de comprar, pregunta:
- ¿Qué mantenimiento preventivo recomienda el fabricante?
- ¿Con qué frecuencia debe realizarse?
- ¿Qué tareas puede realizar el personal del laboratorio?
- ¿Cuáles requieren un técnico especializado?
- ¿Cuál es el costo estimado de mantenimiento?
Una compra responsable contempla estos costos desde el principio.
4. ¿Qué capacitación necesita el personal?
Un equipo sofisticado no aporta todo su valor si el personal que debe utilizarlo no cuenta con la preparación necesaria.
La OMS considera las habilidades actuales del personal y sus necesidades de capacitación como parte de los criterios de selección de equipos. También recomienda considerar la capacitación como parte del proceso de adquisición.
Antes de elegir un modelo, es importante conocer:
- Qué capacitación requiere.
- Quién puede realizarla.
- Si el fabricante o proveedor ofrece capacitación.
- Qué conocimientos técnicos necesita el personal para operar y mantener el equipo.
Esto ayuda a evitar adquirir una tecnología que después resulte difícil de implementar correctamente.
5. ¿Qué garantía ofrece el fabricante?
La garantía es uno de los aspectos que nunca debería quedar para el final.
Antes de comprar, es necesario conocer exactamente qué cobertura ofrece el fabricante y cuáles son sus condiciones.
También conviene preguntar qué ocurre si el equipo presenta una falla y cómo se gestionan las reparaciones.
La OMS incluye la garantía y los contratos de instalación, capacitación y mantenimiento dentro de los aspectos que deben considerarse durante la adquisición.
No basta con preguntar «¿tiene garantía?».
Hay que conocer qué cubre, durante cuánto tiempo y quién proporciona el servicio.
6. ¿Hay repuestos, consumibles y soporte disponibles?
Un equipo puede funcionar perfectamente hoy, pero la disponibilidad futura de repuestos, consumibles y servicio técnico también debe formar parte de la decisión.
La OMS recomienda evaluar la capacidad de soporte del proveedor, la disponibilidad de asistencia técnica y la cadena de suministro relacionada con el equipo.
En determinados equipos también es fundamental considerar la disponibilidad y estabilidad de reactivos, controles y calibradores.
Por eso, antes de comprar conviene preguntar:
¿Qué pasará si necesito un repuesto o servicio técnico después de la compra?
Una respuesta clara puede evitar problemas importantes posteriormente.
7. ¿Quién te acompañará después de realizar la compra?
Esta pregunta reúne muchas de las anteriores.
Un proveedor no debería evaluarse únicamente por el precio del equipo. También es importante considerar su capacidad para proporcionar información, soporte y seguimiento durante el proceso de adquisición.
La OMS recomienda evaluar la confiabilidad y disponibilidad del soporte técnico y de capacitación del proveedor, así como los servicios de instalación y mantenimiento.
Esto es especialmente importante cuando la compra se realiza internacionalmente.
El comprador necesita claridad no solo sobre qué está comprando, sino también sobre cómo se gestionará el proceso.
Comprar un equipo es una decisión; elegir correctamente es una estrategia
Las siete preguntas anteriores tienen algo en común: ninguna se responde mirando únicamente el precio del equipo.
Una buena adquisición requiere analizar el uso previsto, capacidad, infraestructura, mantenimiento, capacitación, garantía, soporte y disponibilidad de componentes.
La propia OMS señala que una gestión adecuada de los equipos contribuye a mantener el desempeño del laboratorio, reducir interrupciones y prolongar la vida útil de los instrumentos.
Por eso, esperar hasta encontrar «una buena oferta» puede no ser la mejor estrategia.
La pregunta correcta no es simplemente cuánto cuesta el equipo. Es cuánto valor puede aportar al laboratorio y qué implica mantenerlo funcionando correctamente.
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Nuestro trabajo comienza identificando las necesidades del proyecto para buscar opciones que puedan ajustarse a sus requerimientos. Posteriormente, gestionamos el proceso de compra y coordinamos el envío internacional, ya sea por vía aérea o marítima.
De esta manera, el cliente no tiene que enfrentarse solo a la búsqueda de fabricantes, comparación de opciones y coordinación de la adquisición.
Si estás pensando en equipar un laboratorio, ampliar su capacidad o reemplazar tecnología existente, el momento de evaluar tus opciones es antes de realizar la compra.
No esperes a descubrir después de pagar que el equipo no era el adecuado.
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